Il faut remonter jusqu’au 1er juillet 1988 pour retrouver un premier procès-verbal du groupe de travail Gestion. Pourtant, à bien y regarder, ce document porte la référence 88.07. En fait, ce groupe fonctionnait déjà précédemment, depuis 1986, sous le vocable Coordination. Peu importe l’appellation en fait, c’est au sein de cette entité, qui a très rapidement rassemblé une vingtaine de membres, que :
- l’agenda des activités est fixé et les propositions d’adaptations tarifaires sont conçues ;
- chaque activité est préparée au travers de l’examen d’une fiche qui fait ensuite, systématiquement dès la première réunion qui suit l’événement, l’objet d’un débriefing en vue d’en tirer les enseignements utiles pour une éventuelle édition ultérieure ;
- la dynamique d’actualisation annuelle du Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) est lancée ;
- la liste des membres actifs est établie pour l’année suivante ;
- la proposition de budget de trésorerie pour l’exercice suivant est élaborée.
Bref, s’il y a un endroit où les forces vives du Musée se rassemblent, c’est bien là ! Au rythme d’environ cinq réunions par an (habituellement en janvier, mars, juin, septembre et novembre), toutes dès 20:00 en la salle de réunion « Tramways Bruxellois », ce groupe est en effet un carrefour où pratiquement toutes les entités se retrouvent.
Tous les membres adhérents y sont les bienvenus mais, autant le savoir : on en ressort avec l’une ou l’autre tâche, voire même responsabilité. Tout en gérant l’envoi des ordres du jour (+/- 10 points par réunion) et l’animation des réunions proprement dites, Roland De Coster (tél. 0475/98.84.57, e-mail : roland.de.coster@trammuseum.brussels) s’occupe également de la rédaction des procès-verbaux. Ces derniers sont transmis dans la foulée à l’ensemble des membres actifs pour leur bonne information.
Bien entendu, comme pour tous les groupes de travail, les administrateurs reçoivent également ces procès-verbaux. Du reste, même si dans la très grande majorité des cas, il bénéficie d’une grande autonomie (bon nombre d’administrateurs y siégeant), dès qu’il s’agit d’éléments stratégiques, comme les jours et heures d’ouverture du Musée ou les aspects budgétaires, ces questions sont soumises à l’approbation du conseil d’administration.
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